Največje napake, ki jih večina stori pri avtomatskem odgovoru o odsotnosti iz pisarne

Če se vam v kratkem obeta oddih, bo zagotovo ena zadnjih stvari, preden boste ugasnili računalnik in odšli iz pisarne, nastavitev avtomatskega odgovora na elektronski pošti, ki bo vsem, ki vam bodo med dopustom pisali, sporočil, da ste odstotni.

To je preprosta, a pomembna naloga, pri kateri pa mnogi še vedno storijo nemalo napak.

Prva napaka: brez avtomatskega odgovora

"Razumljivo, v nestrpnem pričakovanju počitnic se kaj hitro lahko pozabi na nekaj, kar je na prvi pogled tako banalno, vendar je treba opraviti še to nalogo in se potruditi zanjo," je povedala karierna svetovalka Angela Karachristos.

Če odgovora ne boste nastavili, boste izpadli neodzivni, neodgovorni in vaša kredibilnost bo v očeh tistih, ki vam bodo med počitnicami pisali, močno padla. Res ni vredno tvegati.

Skratka, nastavite sporočilo in pri tem upoštevajte nekaj pravil, po zaslugi katerih vam bo prihranjeno veliko zmede, in glavobola ob vrnitvi s počitnic.

Premišljeno izberite datume

Velikokrat se zgodi, da obljubljamo prehitro preveč in s tem sami sebe spravljamo v stres.

Če boste v sporočilu zapisali le, kdaj se vračate v pisarno, bodo tisti, ki vam bodo med odsotnostjo pisali, na dan vaše vrnitve pričakovali odgovor.

Če se bo torej vaše glasilo nekako takole: "Hvala za sporočilo. Do 6. julija me ni v pisarni. Odgovorila vam bom, ko se vrnem," bo večina (upravičeno) pričakovala vaš odgovor na dan, ki ste ga navedli.

S tem boste izpostavljeni nepotrebnemu pritisku in stresu, obojega bo že zaradi konca dopusta povsem dovolj.

Namesto obljub, da boste vsem odgovorili na dan vrnitve, kadrovnica Bonnie Dilber priporoča drugačen pristop:

"Priporočam, da si vzamete malo več časa. Nerealno je pričakovati, da boste lahko takoj odgovorili vsem, zato sporočilo oblikujte malo drugače:

Če se vračate 6. julija, navedite, da boste vsem, ki vam bodo pisali, odgovorili do denimo 12. julija.

Če boste z njimi v stik stopili prej, odlično, če pa vam to ne bo uspelo, si boste s podaljšanim rokom zagotovili več časa, ne da bi izpadli neresni."

Izključite druge možnosti

Avtomatsko sporočilo o odsotnosti je namenjeno temu, da lahko postavljate meje. Vedeti pa morate, da bodo drugi, če boste dosegljivi, kljub vsemu skušali z vami stopiti v stik in lahko se boste poslovili od mirnega dopusta.

Dilberjeva zato priporoča, da ne puščate drugih kontaktov: "Če boste zapisali alternativen mail ali telefonsko številko, jo bodo uporabili."

Karierna svetovalka Ebony Joyce opozarja na še eno napako, ki jo je storila sama: "Kljub temu da sem nastavila odgovor, da me ni v pisarni, sem na počitnicah pregledovala maile in odgovarja nanje. S tem sem drugim dovolila ustvariti pričakovanje, da jim bom kljub dopustu, še vedno odgovarjala, kar je bila povsem moja napaka."

Dolžina je pomembna

"Idealna dolžina avtomatskega odgovora je ena, največ dve vrstici. En stavek, največ dva, v katerih je datum odsotnosti in tudi, na koga se nekdo v nujnih primerih lahko obrne. To je pomemben podatek," opozarja Karachristosova in dodaja:

"Včasih je potrebnih malo več pojasnil zagotovo pa niste nikomur dolžni navajati, kam natančno ste šli, kaj počnete. To, da ste na počitnicah, je povsem dovoljšen podatek in boljši kot zgolj, da ste odsotni. Slednje si drugi lahko razlagajo na nešteto načinov."

Strokovnjakinje svetujejo še, da v sporočilu navedete, na koga se lahko tisti, ki vas bi iskali, v nujnih primerih obrnejo.

"To ni vaša osebna številka, temveč nekdo, ki je zaposlen z vami in lahko ob vaši odsotnosti zagotovi vsaj osnovne informacije.

S tem ne samo, da boste jasne meje postavili strankam oziroma osebam, ki z vami zaradi narave dela prihajajo v stik, temveč tudi sodelavcem, seveda pa osebo, ki jo boste za to določili, o tem obvezno obvestite in z njo uskladita urnike," pravi Karachristosova.

Povzeto po portalu huffpost.com

Preberite še: Neupravičen dvig cene turističnega paketa: V tem primeru vam podražitve agenciji ni treba plačati

Morda vas zanima tudi: Slovenka, ki je namesto varne službe izbrala svojo pot: Ne živite po scenarijih drugih