Kaj storiti, ko te v službi ob pogledu na poln poštni predal zagrabi panika

Danes težko najdemo delovno mesto, kjer bi se lahko izognili komuniciranju preko elektronske pošte. S tem samo po sebi sicer ni nič narobe, a tako kot se zdi, da življenjski tempo postaja vse hitrejši, tudi sporočila prihajajo v vse bolj pospešenem taktu. Tako se nam hitro zgodi, da je naš poštni predal kar naenkrat poln in takrat nastopi ... panika!

Kaj storiti, ko naše telo prežame občutek anksioznosti, naše možgane pa ohromi vprašanje, ali se bomo sploh lahko še kdaj izkopali iz tega gromozanskega virtualnega kupa vprašanj, zahtev, nalog in pozivov? Huh.

Vemo, da bi v takšnem trenutku najraje kliknila na tisti x v zgornjem desnem kotu ekrana, spakirala kovčke in odpotovala na drugi konec sveta, a žal takšen ukrep na dolgi rok ne bo v pomoč. Dlje kot se izogibamo letečim sporočilom, več jih bo, bolj glasna in grozeča bodo. Ker najverjetneje ne želiš izgubiti službe, se bomo problema tako lotili bolj produktivno.

Ko te ob pogledu na število sporočil zgrabi panika, seveda najprej priporočamo en globok vdih (v času katerega se bo številka obvestil najverjetneje še povečala). Nato pa ...

Razvrsti sporočila

Čeprav se v skoraj vsakem sporočilu verjetno pojavlja tisti nadležni "čim prej", to seveda ne pomeni, da moraš na vsa sporočila odgovoriti nemudoma. Že res, da si vsak pošiljatelj želi čim hitrejšega odgovora, a v resnici vsi vemo, da je takšna ažurnost skoraj nemogoča. Zato na hitro preglej sporočila in jih razvrsti po pomembnosti. S katerim se najbolj mudi in kateri je tisti, ki lahko počaka? Prioritiziranje pošte in nalog bo tvoje možgane pomirilo. 

Zapiraj poštni predal

Če se bo tvoj elektronski poštni predal cel dan bliskal pred tvojimi očmi, boš najverjetneje opravila bolj malo drugih opravil, saj te bodo prihajajoča sporočila ves čas motila, dekoncentrirala in spravljala v stres. Zato si med delavnikom določi ure, ko preverjaš elektronsko pošto in se jih striktno drži.

Uporabi telefon

Danes večina komunikacije poteka preko maila, kljub temu pa še vedno lahko uporabiš dobri stari telefon. Včasih v enem klicu namreč urediš več kot bi v več zaporednih email odgovorih.

Uredi svoj poštni predal

Večina poštnih predalov ima možnost ustvarjanja različnih map. Prilagodi si svoje tako, da boš vanje lahko razvrščala pošto po pomembnosti in prioritetah. Sporočila, ki ti jih pošiljatelji pošiljajo le v vednost, na na primer romajo v svojo mapo.

Avtomatsko sporočilo

Da boš med tem, ko pošiljatelji čakajo na tvoj odgovor, bolj mirna, na svoj poštni predal nastavi prijazen avtomatski odgovor, kjer poveš, da si sporočilo prejela in boš nanj odgovorila v predvidenem časovnem obdobju. Tako bodo tisti, ki pričakujejo tvoje javljanje, lažje počakali.

Preberite še: Kako prepoznati spletnega prevaranta (7 znakov, ki ga izdajajo)

Morda vas zanima tudi: "Ločena pri 40. sem znova našla ljubezen" (iskrena izpoved)